Project Description

Module 3.2 – File Management, Part 1

Overview:

An introduction to the core concepts of file management, including folders, filenames, and file extensions.

Suggested Prerequisites:

Module 3.1 – Operating Systems Overview

Full Transcript:

In order to accomplish any kind of real project on a computer, it’s important to have a solid understanding of file management. Let’s start with the fundamentals. No matter what operating system you’re running – whether it’s Windows, Mac OS, or Linux, all data on a computer is stored as files. A file is basically a chunk of a certain kind of data. There are many kinds of files, including video files, audio files, image files, text files, and many more. In order to keep files organized, we use Folders. A folder on your computer is just like a real-life folder – it’s a place you can put files to separate them into groups that make sense.

Every folder has a folder name, and every file has a filename. The filename serves a couple purposes. The first purpose is to help you, the user, identify what that file is about. So if you wrote an essay about climate change, for example, you might name that file ‘climate essay’. The second purpose of the file name is to help the computer recognize what kind of file it is, so that it knows what program it should use to open that file. There is a special part of the file name that is used for this purpose. It’s called the File Extension. At the end of every filename there is a period, and the letters or numbers that come after this are the file extension.

The file extension is very important, because without it, the computer doesn’t know what kind of file it is, or what to do with it. It’s good to keep this in mind when you rename a file, because if you accidentally change or remove the file extension, your computer might not be able to open it anymore, and you’ll have to rename it again and put the file extension back in order to fix this problem. Let’s take a look at some common file extensions, grouped by category. We’ve got some that are for audio, some that are for video, some that are for images, some that are for a variety of different types of documents, and then a few other important ones.

This may look like a lot, but in reality there are actually many, many more. You may be wondering why there are so many file extensions. Why are there a dozen different formats just to store one kind of data? The answer is that even though they may store the same kind of data, they do it differently. For example, among the audio formats, some are uncompressed, meaning that the audio is high quality but takes up a lot of space, and some are compressed, meaning that they sacrifice a bit of quality in order to take up less space. One of the most common compressed formats that you’ll probably recognize is MP3, and one of the most common uncompressed formats is WAV or ‘wave’. A similar comparison can be drawn between some of the image formats. For example, a PNG is higher quality but takes up more space, while a JPEG sacrifices some quality for smaller size. Another reason for the length of this list is that many programs have their own specific formats and file extensions. Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel, Adobe Acrobat and Adobe Photoshop are just a few of the examples shown here.

All of these file extensions may seem a bit overwhelming at first, but there’s no need to know all of them; the ones that are important to your specific work will soon become familiar. That concludes this video. In the next one, we’ll take a hands-on look at working with files and folders in an operating system.

Con el fin de llevar a cabo cualquier tipo de proyecto real en un ordenador, es importante tener una comprensión sólida de gestión de archivos. Vamos a empezar con los fundamentos. No importa qué sistema operativo se está ejecutando – ya sea Windows, Mac OS o Linux, todos los datos en un ordenador se almacenan como archivos. Un archivo es básicamente un trozo de un cierto tipo de datos. Hay muchos tipos de archivos, incluyendo archivos de vídeo, archivos de audio, archivos de imágenes, archivos de texto, y muchos más. Con el fin de mantener los archivos organizados, usamos carpetas. Una carpeta de su ordenador es como una carpeta en la vida real – es un lugar donde puedes poner los archivos a separarlos en grupos que tengan sentido.

Cada carpeta tiene un nombre de carpeta, y cada archivo tiene un nombre de archivo. El nombre del archivo sirve un par de propósitos. El primer propósito es ayudar a usted, el usuario, identificar lo que ese archivo se trata. Así que si usted escribió un ensayo sobre el cambio climático, por ejemplo, puede asignar el nombre que el fichero ‘ensayo climático’. El segundo propósito del nombre del archivo es ayudar al equipo reconocer qué tipo de archivo se trata, para que sepa qué programa debe utilizar para abrir ese archivo. Hay una parte especial del nombre de archivo que se utiliza para este propósito. Se llama la extensión de archivo. Al final de cada nombre de archivo hay un periodo, y las letras o números que vienen después de esto son la extensión de archivo.

La extensión del archivo es muy importante, ya que sin ella, el ordenador no sabe qué tipo de archivo es, o qué hacer con él. Es bueno tener esto en cuenta a la hora de cambiar el nombre de un archivo, ya que si accidentalmente cambiar o quitar la extensión de archivo, el ordenador podría no ser capaz de abrirlo ya, y se tendrá que cambiar el nombre de nuevo y coloque la extensión de archivo de nuevo con el fin de solucionar este problema. Vamos a echar un vistazo a algunas extensiones de archivo comunes, agrupados por categorías. Tenemos algunos que son para audio, algunas que son de vídeo, algunos que son para las imágenes, algunas que son de una variedad de diferentes tipos de documentos, y luego los otros pocos importantes.

Esto puede parecer mucho, pero en realidad en realidad hay muchos, muchos más. Es posible que se pregunte por qué hay tantas extensiones de archivo. ¿Por qué hay una docena de formatos diferentes sólo para almacenar un tipo de datos? La respuesta es que a pesar de que pueden almacenar el mismo tipo de datos, lo hacen de manera diferente. Por ejemplo, entre los formatos de audio, algunos son sin comprimir, lo que significa que el audio es de alta calidad pero ocupa mucho espacio, y algunos están comprimidos, lo que significa que sacrificar un poco de calidad con el fin de ocupar menos espacio. Uno de los formatos de compresión más comunes que es probable que reconocer es MP3, y uno de los formatos sin comprimir más comunes es WAV o ‘ola’. Una comparación similar se puede trazar entre algunos de los formatos de imagen. Por ejemplo, un archivo PNG es de mejor calidad, pero ocupa más espacio, mientras que un JPEG sacrifica algo de calidad para el tamaño más pequeño. Otra razón de la longitud de esta lista es que muchos programas tienen sus propios formatos específicos y extensiones de archivo. Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel, Adobe Acrobat y Adobe Photoshop son sólo algunos de los ejemplos que se muestran aquí.

Todas estas extensiones de archivo puede parecer un poco abrumador al principio, pero no hay necesidad de conocer todas ellas; los que son importantes para su trabajo específico pronto se convertirá en familiar. Con esto concluye el vídeo. En la siguiente, vamos a tomar una mirada práctica en el trabajo con archivos y carpetas en un sistema operativo.