Project Description

Module 3.3 – File Management, Part 2

Overview:

A close look at basic file management techniques in Mac OS and Windows. Includes creating folders, renaming files and folders, identifying file types, and tips for efficiently organizing files into sub-folders.

Suggested Prerequisites:

Module 3.1 – Operating Systems Overview

Module 3.2 – File Management, Part One

Full Transcript:

Let’s get started exploring files and folders in an operating system. We’ll take a look at how you can change the way that files and folders are displayed, how you can change the order that they’re displayed in, and how you can create sub-folders to organize your files. We’ll start with Mac OS first. This is the desktop, which is a great place to keep files and folders that you use frequently. If I click anywhere on the desktop, you’ll see at the top of the screen the word Finder. On a Mac, whenever you’re managing files and folders, you’re using the Finder. Here’s a folder on my desktop called ‘Work Stuff’. If I want to, I can move it around on the desktop by clicking and dragging it to a new place. If I want to rename it, I can click on it once to select it, wait a second, then click on the name. I’m going to double-click on it to open it.

Each one of these icons represents a file. As you can see, there’s a lot of stuff here. Personally, I find it kind of confusing looking at a massive grid of icons; it’s hard for me to find the file that I’m looking for, especially because I can’t see the whole name of the file. For that reason, I prefer to switch to list view, which I can do by clicking on this button with four horizontal lines. That’s better. Now I can see the files in a vertical list, I can see the whole file name, and I can see some other useful information as well. In the second column, it’s showing me the last time this file was modified, and in the third column it’s telling me how big this file is in Kilobytes, Megabytes, or Gigabytes. If you aren’t familiar with these terms, I recommend watching the video on digital storage terminology. The fourth column tells me what kind of file this is. Now, just in case you don’t see these same columns, you can right-click on one of the column headers and it will bring up a list where you can select which columns to display. You can also change the order that they’re displayed in by grabbing them and repositioning them. Now back to the ‘Kind’ column. Here’s an Adobe Photoshop File, here’s a text document, here’s a JPEG image. The way that the operating system knows what kind of file this is, is based on the file extension. This is a JPEG image because it ends in ‘.jpg’ and the operating system knows this is a Photoshop file because it ends in ‘.psd’. If I wanted to open one, I could double-click on it, and if I want to rename it, I can click on the icon once to select it, then wait a second and click on the name. Now I can type a new name for the file. Notice that it automatically selects just the file name for me and not the extension; it’s doing me a favor and trying to keep me from accidentally changing the file extension. So I can rename this file now, and notice that the file extension did not change because I wasn’t selected.

Ok, this folder really is kind of a mess, I have a whole lot of files here and no real sense of organization, so I’m going to create some sub-folders to organize my files. There are a couple of ways that I can do this. The first is to click on ‘file’ in the Finder menu at the top of the screen and choose ‘new folder’. Notice that it’s telling me that there’s a keyboard for this, which is Command-Shift-N – I’ll use that in the future, but for now I’ll just click here. Ok it has created a folder called ‘untitled folder’, with the name selected so we can immediately type a new folder name. For this demonstration, I’m going to call the folder ‘Images’ and I’m going to use it to take all of the images from School Files folder and put them in one place. There are a few different ways I can do this. If I just have a couple pictures and I want to do it quickly, I can just drag the images one-by-one into the folder. This works just fine, but I’m going to show you a couple of tricks to be even more efficient. First of all, whenever you’re trying to move or copy files from one place to another, I recommend using two Finder windows. I’m going to drag this window to the left and resize it, and now instead of double-clicking on my ‘Images’ folder, I’m going to right-click and choose ‘open in new tab’. Now I’m going to grab this tab and drag it over to the right. Notice that now it has become its own window. Now I have a Finder window on the left, and another on the right, and this makes it much easier to move files from one place to another. I can drag files straight from one window to the other, but there’s an even faster way: If I hold down the Command key, I can click on multiple files to select them, and then I can drag them all over at once. That’s faster, but there’s a way we can be even more efficient. It turns out that if you click on the header at the top of one of these columns, you can sort the files by that category. So I’m going to click on ‘kind’ here at the top of this column, and now as you can see, the files are sorted by kind rather than by name. Now that all of the image files are grouped together, there’s an even quicker way that I can select them all. Instead of holding down Command and clicking on every single file, I can click on the first image file, hold down shift, and click on the last image file, and now everything in-between is also selected. Now I can move all of these files to my Images folder very quickly. Let’s repeat this same process now for another file type. I’m going to close this window, go back to my original folder, create a new folder using command+shift+N, and I’m going to call it ‘word docs’. As before, right-click on it, choose ‘open in a new tab’ and I’ll grab that tab drag it over to the right to get my second window. I’ll come back to my original window and I’ll find my Microsoft Word documents. Again I know these are Word documents because it says “Word document” under kind, and because the file extension ends in either ‘.doc’ or ‘.docx’ (those are very similar formats – one is for older versions of Word and the other is for newer). So now I click on my first one, hold down ‘shift’, click on the last one, drag them over to my other window, and move them all. So as you can see, that makes the process much quicker. These shortcuts where you use Command to select individual files or where you use shift to select a range of files, are very useful, and are fairly universal; they work not only for managing files, but in many different Applications as well, such as word processors and spreadsheet software. If you’re using a computer running Windows, the process is exactly the same, except you use the CTRL key instead of the Command key (which is only on Mac keyboards). Let’s take a look at this same process on a Windows computer so you can see just similar it is.

This is the desktop on the computer running Windows 7. Depending on your Windows version, your screen may look a little different, but this process will be the same or very similar. As before, I have a folder on my desktop called ‘work stuff’. I can click on it, and I can click on the name if I want to rename it. I’m going to double click on it to open it and once again we have a massive grid of icons that’s a little bit confusing to look at. In order to switch to a more useful view, I click on this little button in the upper right and I choose ‘details view’. This is going to give me the most useful information. There we go, now I have my familiar columns, with name, size, date modified, and type. Just as an Mac OS, I click on the file if I want to rename it, and notice that, just as in Mac OS, it did not select the file extension. I’m going to create a new folder now by clicking on the ‘new folder’ button, and I’m going to call it ‘images’. Now I’m going to re-organize my window little bit. I’m going to move this one to the left and resize it a bit, and now there’s a great shortcut: I can right-click on my images folder and choose ‘open in new window’. Now I’ve got the images folder in a separate window, which I’m going to move over to the right, and now in my original window I’m going to sort by file type by clicking on the ‘type’ column-header. Now I’m going to scroll down to find the JPEG files. Similar to Mac, I can hold down the Control key (rather than Command) and select multiple files and drag them over, or, even quicker, I can click on the first one, hold down Shift, click on the last one, and drag them all over at once. So as you can see, this process is very similar in Windows as it is in Mac OS. Once you’re familiar with one operating system, the others start to make a lot more sense.

Vamos a empezar la exploración de archivos y carpetas en un sistema operativo. Vamos a echar un vistazo a cómo se puede cambiar la forma en que se muestran los archivos y carpetas, cómo se puede cambiar el orden en que en que se muestran en, y cómo se puede crear subcarpetas para organizar los archivos. Vamos a empezar con Mac OS primero. Este es el escritorio, que es un lugar ideal para guardar archivos y carpetas que utiliza con frecuencia. Si hago clic en cualquier parte del escritorio, verá en la parte superior de la pantalla del buscador de la palabra. En un Mac, cada vez que se va a administrar archivos y carpetas, que está utilizando el Finder. Aquí hay una carpeta en mi escritorio llamado ‘trabajo Stuff’. Si quiero, puedo mover por el escritorio haciendo clic y arrastrándolo a un nuevo lugar. Si quiero cambiar el nombre de ella, puedo hacer clic en él para seleccionarlo, espera un segundo, a continuación, haga clic en el nombre. Voy a hacer doble clic en él para abrirlo.

Cada uno de estos iconos representa un archivo. Como se puede ver, hay un montón de cosas aquí. En lo personal, me resulta un poco confuso mirando una red de grandes dimensiones de los iconos; es difícil para mí encontrar el archivo que estoy buscando, sobre todo porque no puedo ver todo el nombre del archivo. Por esa razón, prefiero cambiar a vista de lista, que yo puedo hacer haciendo clic en este botón con cuatro líneas horizontales. Eso es mejor. Ahora puedo ver los archivos en una lista vertical, puedo ver todo el nombre del archivo, y puedo ver alguna otra información útil también. En la segunda columna, me está mostrando la última vez que se modificó el archivo, y en la tercera columna se me está diciendo lo grande que es este archivo en kilobytes, megabytes o gigabytes. Si no está familiarizado con estos términos, recomiendo ver el video sobre la terminología de almacenamiento digital. La cuarta columna me dice qué tipo de archivo se trata. Ahora, en caso de que no ve estas mismas columnas, puede hacer clic en uno de los encabezados de columna y se abrirá una lista en la que puede seleccionar las columnas que se vea. También puede cambiar el orden en que se muestran que en ellas por el acaparamiento y el reposicionamiento de ellos. Ahora, de vuelta a la columna de «clase». El siguiente es un archivo de Adobe Photoshop, aquí hay un documento de texto, aquí está una imagen JPEG. La forma en que el sistema operativo sabe qué tipo de archivo se trata, se basa en la extensión de archivo. Esta es una imagen JPEG porque termina en “.jpg” y el sistema operativo sabe que esto es un archivo de Photoshop, ya que termina en ‘.psd’. Si quería abrir uno, pude hacer doble clic en él y, si quiero cambiar el nombre de ella, puedo hacer clic en el icono de una vez para seleccionarlo y, a continuación, espere un segundo y hacer clic en el nombre. Ahora puedo escribir un nuevo nombre para el archivo. Note que selecciona automáticamente el nombre del fichero para mí y no la extensión; me está haciendo un favor y tratando de evitar los cambios accidentales de la extensión del archivo. Así que se puede cambiar el nombre de este archivo ahora, y darse cuenta de que la extensión del archivo no cambia porque no fui seleccionada.

Ok, esta carpeta es realmente una especie de lío, tengo un montón de archivos de aquí y no tiene sentido real de la organización, por lo que voy a crear algunos sub-carpetas para organizar mis archivos. Hay un par de maneras en que puedo hacer esto. La primera es hacer clic en “archivo” en el menú del Finder en la parte superior de la pantalla y elegir “nueva carpeta”. Tenga en cuenta que me está diciendo que hay un teclado para esto, que es Comando + Mayúsculas + N – Voy a utilizar que en el futuro, pero por ahora me basta con hacer clic aquí. Ok se ha creado una carpeta llamada “carpeta sin título”, con el nombre seleccionado para que podamos escribir de inmediato un nuevo nombre de la carpeta. Para esta demostración, voy a llamar a la carpeta ‘Imágenes’ y voy a utilizarlo para tomar todas las imágenes de la carpeta de archivos de la escuela y ponerlos en un solo lugar. Hay algunas maneras diferentes que puedo hacer esto. Si sólo tengo un par de fotos y quiero hacerlo rápidamente, sólo puede arrastrar las imágenes de una en una en la carpeta. Esto funciona muy bien, pero voy a mostrar un par de trucos para ser aún más eficiente. En primer lugar, cada vez que usted está tratando de mover o copiar archivos de un lugar a otro, le recomiendo usar dos ventanas del Finder. Voy a arrastrar esta ventana a la izquierda y cambiar su tamaño, y ahora en vez de hacer doble clic en la carpeta de mi ‘Imágenes’, Voy a la derecha del ratón y seleccione ‘Abrir en una nueva pestaña’. Ahora voy a agarrar esta pestaña y arrastrarla hacia la derecha. Observe que ahora se ha convertido en su propia ventana. Ahora tengo una ventana del Finder a la izquierda y otra a la derecha, y esto hace que sea mucho más fácil para mover archivos de un lugar a otro. Puedo arrastrar archivos directamente desde una ventana a la otra, pero hay una manera aún más rápida: Si mantiene pulsada la tecla Comando, puedo hacer clic en varios archivos para seleccionarlos, y luego puedo arrastrar por todas partes a la vez. Eso es más rápido, pero hay una manera en que podemos ser aún más eficiente. Resulta que si hace clic en el encabezado en la parte superior de una de estas columnas, puede ordenar los archivos de esa categoría. Así que voy a hacer clic en ‘tipo’ aquí en la parte superior de esta columna, y ahora como se puede ver, los archivos están ordenadas según la especie y no por su nombre. Ahora que todos los archivos de imagen se agrupan juntos, hay una forma incluso más rápido que puedo seleccionarlos todos. En lugar de mantener pulsada la tecla Comando y hacer clic en cada archivo, puedo hacer clic en el primer archivo de imagen, mantenga presionada la tecla shift y haga clic en el último archivo de imagen, y ahora todo en el medio también se selecciona. Ahora me puedo mover todos estos archivos a mis carpeta Imágenes muy rápidamente. Vamos a repetir este mismo proceso ahora para otro tipo de archivo. Voy a cerrar esta ventana, volver a mi carpeta original, crear una nueva carpeta con el comando + Shift + N, y yo voy a llamarlo ” documentos de Word. Al igual que antes, haga clic en él, elija ‘se abre en una nueva pestaña’ y voy a agarrar esa pestaña se arrastra sobre el derecho a obtener mi segunda ventana. Voy a volver a mi ventana original y encontraré mis documentos de Microsoft Word. Una vez más Sé que estas son documentos de Word, ya que dice “documento de Word” en clase, y debido a la extensión del archivo termina en cualquiera de los dos “.doc” o “.docx” (esos son formatos muy similares – uno es para las versiones anteriores de Word y la otro es de más reciente). Por lo que ahora hago clic en mi primera, mantenga presionada la tecla “Shift”, haga clic en el último, arrastraría a mi otra ventana, y se mueven todas. Así como se puede ver, lo que hace el proceso mucho más rápido. Estos accesos directos en los que utilice Comando para seleccionar archivos individuales o en el que utiliza desplazamiento para seleccionar un rango de archivos, son muy útiles, y son bastante universales; trabajan no sólo para la gestión de archivos, pero en muchas aplicaciones diferentes, así, como procesadores de texto y hojas de cálculo. Si está utilizando un equipo que ejecuta Windows, el proceso es exactamente el mismo, excepto que utiliza la tecla CTRL en lugar de la tecla Comando (que es sólo en los teclados Mac). Vamos a echar un vistazo a este mismo proceso en un ordenador Windows para que pueda ver lo parecido que es.

Este es el escritorio del equipo que ejecuta Windows 7. Dependiendo de la versión de Windows, la pantalla puede tener un aspecto un poco diferente, pero este proceso será el mismo o muy similar. Al igual que antes, tengo una carpeta en el escritorio llamado “trabajo de cosas ‘. Puedo hacer clic en él y, puedo hacer clic en el nombre si quiero cambiar su nombre. Voy a hacer doble clic en él para abrirlo y una vez más tenemos una red de grandes dimensiones de iconos que es un poco confuso a la vista. Con el fin de cambiar a una vista más útil, hago clic en este pequeño botón en la parte superior derecha y elijo “vista de detalles ‘. Esto se me va a dar la información más útil. Aquí vamos, ahora tengo mis columnas familiares, con nombre, tamaño, fecha de modificación, y el tipo. Del mismo modo que un sistema operativo Mac, hago clic en el archivo si quiero cambiar el nombre y cuenta de que, al igual que en Mac OS, no seleccione la extensión de archivo. Voy a crear una nueva carpeta ahora haciendo clic en el botón “nueva carpeta”, y yo voy a llamarlo “imágenes”. Ahora voy a volver a organizar mi ventana poco. Voy a mover ésta hacia la izquierda y cambiar su tamaño un poco, y ahora hay un gran atajo: Puedo hacer clic derecho sobre la carpeta Mis imágenes y seleccione ‘Abrir en una nueva ventana’. Ahora tengo la carpeta de imágenes en una ventana separada, que voy a mover hacia la derecha, y ahora en mi ventana original que voy a clasificar por tipo de archivo haciendo clic en el “tipo” encabezado de columna . Ahora voy a desplazarse hacia abajo para encontrar los archivos JPEG. Al igual que en Mac, puedo mantener pulsada la tecla Control (en lugar de Comando) y seleccionar varios archivos y arrastrarlos sobre, o, incluso más rápido, puedo hacer clic en el primero, mantenga pulsada la tecla Mayús, haga clic en el último, y arrastrar por todas partes a la vez. Así como se puede ver, este proceso es muy similar en Windows como en Mac OS. Una vez que esté familiarizado con un sistema operativo, los otros comienzan a hacer mucho más sentido.